Personvern og bruk av informasjonskapsler

Introduksjon

Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Baltic Sea Properties AS («vi», «oss», «vår» eller «vårt») samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Baltic Sea Properties AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.

Vår kontaktinformasjon er:
Baltic Sea Properties AS
Org.nr.: 988 691 771
E-postadresse: post@balticsea.no

Dine rettigheter

Hvis du vil benytte deg av en av dine rettigheter, kan du sende oss en e-post på post@balticsea.no. Du har krav på svar så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. Les mer om alle rettighetene dine på Datatilsynets sider.

  • Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige.
  • Sletting eller begrensning av behandling av personopplysninger: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv.
  • Protestere mot en behandling av personopplysninger: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
  • Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
  • Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta informasjon

Du kan klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger. Vi håper at du vil si ifra direkte til oss først, så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

  • Kontaktpersoner hos leietakere, herunder hos potensielle og tidligere leietakere, leverandører, samarbeidspartnere og andre forretningsforbindelser
  • Styremedlemmer og aksjonærer
  • Påmeldte til nyhetsbrev
Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss. For at vi skal kunne levere produkter eller tjenester trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg, for å kunne gjennomføre handelen. Vi verken leier, kjøper eller selger personopplysninger fra/til andre. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine.

Vi behandler personopplysninger når noen:

  • Inngår, vurderer å inngå eller har tidligere hatt en avtale med oss om leie av næringseiendom
  • Kontakter oss pr telefon, e-post, SMS eller annen korrespondanse
  • Melder seg på nyhetsbrev
  • Bruker nettsiden vår (jfr. avsnittet om informasjonskapsler)
  • Legger igjen en kommentar på nettsiden vår
  • Sender inn en henvendelse via kommunikasjonsverktøy eller kontaktskjema på nettsiden vår
Kategorier av personopplysninger, formål og behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger etter følgende behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1:

  • a) «samtykke»: når du selv har gitt oss ditt samtykke
  • b) «avtale»: for å kunne oppfylle en avtale som du er part i, eller for å kunne gjennomføre tiltak på din forespørsel, før vi inngår en avtale
  • c) «rettslig forpliktelse»: for at vi skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse
  • f) «berettiget interesse»: for å kunne ivareta en berettiget interesse, som vi mener veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern

Vi behandler personopplysninger knyttet til:

Henvendelser fra deg (inkl. kommunikasjon, support, kundeservice…)

Når du henvender deg til oss på e-post eller via telefon (anrop, tekstmelding), behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være kontaktinformasjon og øvrige opplysninger du velger å sende til oss. Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar klager eller rettslige krav. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar klager eller rettslige krav.

Utleie av næringseiendom

For å følge opp vår virksomhet ved utleie av næringseiendom, vil vi registrere og behandle informasjon om kontaktpersoner hos leietakere, leverandører, samarbeidspartnere og andre forretningsforbindelser. Vi vil normalt samle inn navn på kontaktperson, tittel, e-postadresse og telefonnummer. Informasjonen innhenter vi normalt fra deg eller din arbeidsgiver, eller fra offentlig tilgjengelig informasjon. Formålet er å kunne gjennomføre vår avtale, oppfylle våre rettslige forpliktelser og vår interesse i å ha din kontaktinformasjon. Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er personvernforordningen art. 6 nr. 1 b) (avtale), art. 6 nr. 1 c) (rettslig forpliktelse) eller art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining).

Styremedlemmer og aksjonærer

Vi behandler personopplysninger om styremedlemmer i selskapet i forbindelse med administrasjon av styrets arbeid og rapportering til myndighetene. For styremedlemmene samler vi normalt inn navn, tittel, e-postadresse, telefonnummer, yrkeserfaring og fødselsnummer. Styremedlemmer kan bli presentert på vår nettside eller i andre sammenhenger med navn, bilde og kortfattet CV. Grunnlaget for å behandle opplysninger om styremedlemmer er personvernforordningen art. 6 nr. 1 c) (rettslig forpliktelse) og personvernforordningen art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining).

Vi behandler også personopplysninger om aksjonærer i selskapet for å oppfylle våre rettslige forpliktelser. For aksjonærer samler vi normalt inn navn eller foretaksnavn, fødselsdato eller organisasjonsnummer, digital adresse, forretningsadresse eller bostedsadresse og eventuelt postadresse. I noen tilfeller kan aksjonærer bli presentert på vår nettside eller i andre sammenhenger. Grunnlaget for å behandle disse opplysningene er personvernforordningen art. 6 nr. 1 c) (rettslig forpliktelse) og personvernforordningen art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining).

Nyhetsbrev

Vi sender av og til ut nyhetsbrev i til e-postadresser som er registrert på våre forretningsforbindelser og til andre som har bedt om å få våre nyhetsbrev. For de som registrerer seg for å motta våre nyhetsbrev, samler vi inn navn og e-postadresse. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Opplysningene oppbevares inntil den registrerte ber om at de blir slettet. Formålet er å kunne informere om relevante nyheter. For våre forretningsforbindelser er grunnlaget for å behandle disse opplysningene personvernforordningen art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining), jf. markedsføringsloven § 15 tredje ledd. For andre er grunnlaget personvernforordningen art. 6 nr. 1 a) (samtykke), jf. markedsføringsloven § 15 første ledd.

Informasjonskapsler og analyseverktøy

En informasjonskapsel («cookie») er en tekstfil som lagres i nettleseren din når du besøker en nettside. Nedenfor beskriver vi hvordan vi bruker informasjonskapsler og analyseverktøy på nettsiden vår https://balticsea.no, i henhold til Lov om elektronisk kommunikasjon, i den såkalte «cookieparagrafen»: 2-7 b Bruk av informasjonskapsler/cookies.

Når du besøker nettsiden vår for første gang, eller etter at du har slettet informasjonskapsler, blir du informert om at vi bruker informasjonskapsler gjennom et banner som kommer opp nederst på siden. Ved å klikke på banneret aksepterer du at vi bruker informasjonskapsler som beskrevet nedenfor, for at du skal kunne fortsette å bruke nettsiden vår. Vi bruker følgende informasjonskapsler på nettsiden vår:

Google Analytics

_ga: skille mellom unike brukere (2 år)
_gat: begrense antall forespørsler
_gid: skille mellom unike brukere (24 timer)

WordPress

comment_author_{HASH}: for kommentarfelt
comment_author_email_{HASH}: for kommentarfelt
comment_author_url_{HASH}: for kommentarfelt

Vi bruker også følgende analyseverktøy på nettsiden:

Vi bruker Google Analytics for å spore adferd på nettsiden, som beskrevet i kapittelet over. 

Skru av eller slette informasjonskapsler

Du kan selv skru av og/eller slette informasjonskapsler i nettleseren din. På nettstedet nettvett.no kan du lære hvordan du gjør dette for de fleste nettlesere. Der kan du også lære mer om sikrere bruk av internett. Hvis du skrur av eller sletter informasjonskapsler kan du imidlertid endre brukeropplevelsen din på et nettsted, og noen ganger vil ikke tjenester på en nettside fungere hensiktsmessig lengre.

Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

  • Forvaltningsselskap. Forestår daglig forvaltning av selskapet og dets virksomhet
  • Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (for eksempel for IT- og administrasjonstjenester, regnskap, skylagring, webhotell, utsendelse av e-poster og lignende)
  • Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring
  • Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
  • Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med, sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet, og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle leverandører.

Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger så lenge som det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter, for eksempel oppbevaring etter bokførings- og regnskapsloven og aksjeloven. Vi sletter personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene lengre.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

I noen tilfeller vil vi kunne overføre personopplysningene dine utenfor EØS, for eksempel dersom vi skulle benytte leverandører utenfor EØS til å yte tjenester til vår drift, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte.

Overføring av personopplysninger til utenfor EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan være Privacy Shield for leverandører med tilhold i USA, bruk av EUs standardkontrakter, eller etter bindende virksomhetsregler. Dersom du vil vite om og eventuelt hvilke leverandører vi bruker utenfor EØS, og få tilgang til dokumentasjon av nødvendige garantier, kan du kontakte oss på e-post post@balticsea.no.

Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data og tilgangskontroll for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer.
Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører
høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Siste versjon er alltid tilgjengelig på denne nettsiden. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.